涉外电子邮件礼仪在工作中的8个最佳实践

发布时间 :2018/5/28 13:48:55 来源 : 职场之道 作者 :领贤简历

       电子邮件是一个强大的工具,要正确的使用。不管喜欢与否,电子邮件是商业行为的一部分,特别是从事国际商务合作的职场人士。从专业的电子邮件问候语到专业的电子邮件格式,它们都可以产生很大的不同,因此,请阅读以下这些提示。

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指定你的主题行

        专业电子邮件礼仪的第一步是,应该以收信人立即知道邮件实际内容的方式规划邮件的标题。例如,如果你正在通过电子邮件通知某位同事参加特定会议,可以将标题设置为“关于预算会议的信息”;如果你要通知同事即席会议,邮件标题应为“今天下午2点在会议室中开会”。

使用专业的电子邮件地址

       商务往来中尽可能的使用企业电子邮件地址发送邮件,而不是使用从个人电子邮件地址。使用个人电子邮件地址用于商业目的可能被某些人视为不专业,特别是如果你们正在讨论相对保密的问题。

使用专业的电子邮件问候

       虽然在工作中给员工和朋友发送电子邮件时使用非正式的称呼可能更具亲和力,但如果在商务往来中通常应该使用同样的专业问候语,用“你好”而不是“嘿”。

避免使用“全部回复”

       在发送专业电子邮件时,避免使用“全部回复”。除了适当的电子邮件礼节之外,如果邮件的内容与他们无关,那么将人们纳入群组邮件可能会非常烦人。

校对

       有时人们在编写电子邮件时容易忽略拼写和正确的语法,这是业务往来传统上的做法。但事实是,正确的拼写和语法仍然很重要。写完你的电子邮件后,大声阅读,以确保你的错误不会掩盖你的信息。大声朗读的原因是,有时你的耳朵会吸引你眼睛掠过的东西。

避免全部大写

       在书面交流中使用所有大写字母就像在当面交谈中的大喊大叫,通常是不正确的电子邮件礼仪。

仔细检查该电子邮件地址。

       当谈到商业问题时,你最不想要的是发送一封电子邮件给错误的人。这就是为什么你应该再次检查收件人的信息,然后点击“发送”按钮。如果你养成了验证接收者信息的习惯,你就可以避免犯错误。

风格签名

       将电子邮件签名作为企业形象的组成部分是一个不错的主意。它会让你的邮件看起来更加合法和专业。事实上,你可以将电子邮件签名视为自己的一张名片。

       正如你所看到的,当谈到电子邮件礼仪时,有很多想法。工作场所的电子邮件是生活中的事实,有研究表明,随着企业依靠电子邮件进行内部和外部沟通,未来几年将会出现这种情况。这意味着你需要学习如何有效地使用这种形式的电子通信,特别是如果你想让你的电子邮件被阅读而不是删除。


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